Doanh nghiệp mới thành lập cần làm gì? Cẩm nang 20 đầu việc bắt buộc năm 2026

Cầm Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (GCNĐKDN) trên tay không có nghĩa là mọi thủ tục đã hoàn tất. Trên thực tế, đó mới chỉ là điểm khởi đầu. Rất nhiều doanh nghiệp mới — đặc biệt là các công ty do chủ doanh nghiệp tự vận hành trong giai đoạn đầu — bị xử phạt, bị “treo” hóa đơn hoặc gặp rắc rối khi quyết toán thuế chỉ vì bỏ sót những việc tưởng chừng đơn giản ngay sau khi thành lập.

Bài viết này hệ thống lại đầy đủ những việc một doanh nghiệp cần hoàn tất sau khi được cấp GCNĐKDN, theo đúng thời điểm và căn cứ pháp lý hiện hành (cập nhật đến năm 2026), để bộ phận kế toán và pháp chế nội bộ có thể chủ động rà soát.

Một nguyên tắc quan trọng: không phải việc nào cũng phát sinh cùng lúc

Trước khi đi vào danh sách, cần nắm một nguyên tắc giúp tránh hoang mang: các nghĩa vụ phát sinh theo điều kiện thực tế, chứ không đồng loạt.

Bảo hiểm xã hội (BHXH) chỉ phát sinh khi doanh nghiệp có người lao động thuộc diện tham gia bắt buộc.
Hóa đơn điện tử phải được đăng ký và chờ cơ quan thuế chấp nhận trước khi xuất hóa đơn đầu tiên.
Khấu hao tài sản cố định chỉ cần kiểm soát khi doanh nghiệp có tài sản cố định.
Giấy phép con chỉ áp dụng với ngành nghề kinh doanh có điều kiện.

Vì vậy, cách làm thông minh là phân loại đầu việc thành bốn nhóm: việc nên làm ngay, việc có thời hạn cụ thể, việc phát sinh khi có hoạt động, và việc nên chuẩn hóa nội bộ.

Nhóm 1 – Những việc nên làm ngay sau khi có GCNĐKDN

Lưu bộ hồ sơ pháp lý gốc. GCNĐKDN, Điều lệ, danh sách thành viên/cổ đông, giấy tờ pháp lý của chủ sở hữu và các quyết định bổ nhiệm. Đây là bộ hồ sơ gốc để mở tài khoản ngân hàng, ký hợp đồng, vay vốn, thay đổi đăng ký doanh nghiệp hay phục vụ các giao dịch M&A về sau (Luật Doanh nghiệp 2020; Nghị định 168/2025/NĐ-CP).
Treo biển hiệu tại trụ sở. Biển ghi đúng tên và mã số doanh nghiệp. Không treo biển hoặc không hoạt động tại địa chỉ đăng ký là một trong những điểm rủi ro đầu tiên khi cơ quan thuế kiểm tra.
Khắc dấu và ban hành quy định quản lý con dấu. Doanh nghiệp tự quyết định loại dấu, số lượng và nội dung; không còn phải thông báo mẫu dấu như trước (Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020), nhưng cần kiểm soát chặt việc sử dụng để tránh giao dịch vượt thẩm quyền.
Mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp. Tuyệt đối không nên dùng tài khoản cá nhân để thu – chi cho doanh nghiệp. Tài khoản công ty là căn cứ thanh toán hóa đơn, nhận góp vốn, trả lương và đối chiếu kế toán.
Đăng ký chữ ký số. Là công cụ để kê khai – nộp thuế, đăng ký hóa đơn điện tử, BHXH điện tử và ký hồ sơ online. Hãy quản lý token và mật khẩu như một tài sản pháp lý quan trọng.
Đăng ký tài khoản thuế điện tử và nộp thuế điện tử. Liên kết ngân hàng, cập nhật email và người phụ trách để không bỏ lỡ thông báo của cơ quan thuế.
Định danh điện tử doanh nghiệp trên VNeID. Theo Nghị định 69/2024/NĐ-CP, tài khoản định danh điện tử tổ chức ngày càng được sử dụng nhiều trong thủ tục hành chính điện tử — nên thực hiện sớm.

Nhóm 2 – Những việc có thời hạn cụ thể

Góp vốn điều lệ trong 90 ngày. Thành viên, chủ sở hữu, cổ đông sáng lập phải góp đủ vốn theo cam kết trong 90 ngày kể từ ngày cấp GCNĐKDN (Điều 47, 75, 113 Luật Doanh nghiệp 2020). Góp không đủ và không điều chỉnh kịp có thể phát sinh trách nhiệm tài sản và ảnh hưởng đến báo cáo tài chính, hồ sơ ngân hàng, M&A.
Kiểm tra lệ phí môn bài. Doanh nghiệp mới thường được miễn lệ phí môn bài năm đầu, nhưng vẫn phải theo dõi nghĩa vụ kê khai – nộp từ năm tiếp theo để tránh quên hạn đầu năm.
Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử trước khi xuất hóa đơn đầu tiên. Cơ chế thông báo phát hành hóa đơn theo cách cũ đã không còn. Xuất hóa đơn khi chưa được chấp nhận có thể dẫn đến hóa đơn không hợp lệ và bị xử phạt (Nghị định 123/2020/NĐ-CP; Nghị định 70/2025/NĐ-CP; Thông tư 32/2025/TT-BTC).
Kê khai thuế GTGT định kỳ. Kể cả khi chưa phát sinh doanh thu, doanh nghiệp vẫn phải nộp tờ khai đúng hạn nếu thuộc diện phải kê khai theo tháng/quý.

Nhóm 3 – Những việc phát sinh khi có hoạt động

Kê khai thuế TNCN khi trả thu nhập. Khi đã trả lương, thù lao, phải đồng bộ hồ sơ HĐLĐ, bảng lương, chứng từ thanh toán và kê khai – quyết toán thuế TNCN.
Thiết lập hệ thống kế toán ngay từ tháng đầu. Đừng chờ cuối năm mới gom chứng từ. Lưu từ đầu: hóa đơn, hợp đồng, sao kê, phiếu thu/chi, bảng lương (Luật Kế toán 2015; Nghị định 174/2016/NĐ-CP; Thông tư 99/2025/TT-BTC).
Quản lý khấu hao tài sản cố định. Chỉ áp dụng khi có tài sản như xe, máy móc, nhà xưởng — xác định nguyên giá, thời gian và phương pháp khấu hao.
Lập hồ sơ lao động ban đầu khi bắt đầu sử dụng lao động: HĐLĐ, bảng chấm công, bảng lương, sổ quản lý lao động (Bộ luật Lao động 2019; Nghị định 145/2020/NĐ-CP).
Đăng ký BHXH lần đầu khi có lao động thuộc diện đóng bắt buộc (Luật BHXH 2024). Thành lập công ty không đồng nghĩa với phải đóng BHXH ngay.
Kiểm tra giấy phép con/điều kiện kinh doanh. Có GCNĐKDN chưa đồng nghĩa được kinh doanh ngay mọi ngành nghề. Các ngành như thực phẩm, giáo dục, logistics, du lịch, xây dựng, y tế, mỹ phẩm… cần đáp ứng điều kiện hoặc có giấy phép con trước khi triển khai (Luật Đầu tư 2025 và luật chuyên ngành).
Đăng ký chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh khi hoạt động ngoài trụ sở chính.
Rà soát dữ liệu cá nhân và bảo mật thông tin. Khi có website, CRM, tuyển dụng hay bảng lương, doanh nghiệp đã phát sinh nghĩa vụ bảo vệ dữ liệu cá nhân (Nghị định 13/2023/NĐ-CP; Luật An ninh mạng).

Nhóm 4 – Những việc nên chuẩn hóa nội bộ

Xây dựng bộ quy chế nội bộ cơ bản: quy chế tài chính, quy chế chi tiêu, quy chế lương – thưởng, quy trình tạm ứng – thanh toán, quy trình ký hợp đồng. Đây chính là căn cứ để giải trình chi phí với cơ quan thuế, xử lý tranh chấp và kiểm soát dòng tiền nội bộ.

Lời khuyên từ ISC Global

Bài học rút ra từ hàng loạt hồ sơ thực tế: nên giao một đầu mối kế toán/pháp chế theo dõi danh sách này và lập folder hồ sơ ngay từ tháng đầu tiên. Việc tổ chức chứng từ bài bản từ đầu giúp doanh nghiệp tránh thiếu hồ sơ khi quyết toán thuế, làm việc với ngân hàng hay cơ quan nhà nước — và đặc biệt quan trọng nếu doanh nghiệp dự định gọi vốn hoặc tham gia giao dịch M&A trong tương lai.

ISC Global đồng hành cùng doanh nghiệp trong nước và doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài (FDI) ở giai đoạn “hậu thành lập”: rà soát tuân thủ, thiết lập hệ thống kế toán – thuế, hoàn thiện hồ sơ pháp lý và xây dựng quy chế nội bộ chuẩn ngay từ đầu.

Cần một bộ checklist riêng cho doanh nghiệp của bạn? Liên hệ ISC Global để được tư vấn rà soát các đầu việc sau thành lập phù hợp với ngành nghề và mô hình của bạn.

🌐 iscglobal.edu.vn – iscglobal.asia | 📞 Hotline/Zalo: 0933.096.426 – 0868.591.260

Nội dung mang tính tham khảo, cập nhật theo quy định đến năm 2026. Để áp dụng cho trường hợp cụ thể, vui lòng liên hệ tư vấn trực tiếp.

Liên hệ tư vấn hỗ trợ doanh nghiệp:

ISC Global Co., Ltd.

Hotline: +84 933096426 – +84 868 591 260

Email:

Website:

Đối tác tại Việt Nam:

Contact Vietnam representative: Duc Luong Services

Hotline: +84 933096426 – +84 868 591 260

Email: ducluongservices@gmail.com

Website: